Dear WGE Tigers,
I hope you are having an amazing summer. I wanted to remind you that is you are planning on volunteering in any capacity for our 2024-25 school year you will need to be cleared by the district as soon as possible. Here is some information about how you can go through this process. If you have any questions, please feel free to contact me(The Volunteer Coordinator for our PTA @ WGE) or the district directly volunteer@sjusd.org.
If you have not been a registered volunteer with San José Unified in the prior two years, please follow the steps below:
- Complete this online application. https://sjusd.co1.qualtrics.com/jfe/form/SV_8caRjW29GJjagwC
- Wait for the school(s) to verify you are allowed to be on campus. Each principal must
verify that a volunteer is allowed to be on campus before HR can move forward with the volunteer process.
- After you receive your next steps email, complete a tuberculosis (TB) test. The TB clearance must be valid for the entire school year in which you are volunteering.
- Email your TB clearance, results must be from within the last 60 days, to volunteer@sjusd.org.
- Once Human Resources verifies your TB clearance, you will be invited for a fingerprint
appointment at the District Office. These appointments are by invitation only.
- Once your fingerprints have cleared through the Department of Justice and FBI, you will receive an auto-confirmation email that you are cleared to volunteer.
- Once your fingerprints have cleared through the Department of Justice and FBI, and Human
Resources receives your TB Clearance and all items listed in 3a-3e you will receive an email confirmation that you are cleared to be a volunteer driver.
What do I need to do if I am a returning volunteer?
Our volunteers must register with the Human Resources department each year. To do so please complete this online application. https://sjusd.co1.qualtrics.com/jfe/form/SV_8caRjW29GJjagwC
Volunteer Drivers must complete the Volunteer Driver Packet including resubmit items in 3a-3e above each year.
This ensures we know who is actively working with our students and staff, and at which sites. It also ensures we have your up-to-date contact information. Returning volunteers do not need to complete fingerprinting but may need to submit an updated TB clearance. This packet includes the district’s policies on sexual harassment and child abuse reporting for your review.
What else do I need to know about volunteering?
District staff should review the nature of the work with the volunteer so that the volunteer can assess whether or not they are capable of performing the work. The basic requirement of volunteer service shall be interest in the educational program, enjoyment in helping children, and a sincere belief that by volunteering, a contribution will be made to the learning process. Volunteers will not be asked to assume the professional responsibilities of the school staff. Volunteers may provide assistance that is supportive,
when under the direction of a staff member.
Volunteers are not considered employees of the district and will receive no wages or other valuable consideration for the performance of volunteer services. A volunteer position may be eliminated at any time for any reason or no reason, at the discretion of the principal or SJUSD.
Volunteers must adhere to and be provided with copies of the appropriate District policies. These are included as Appendices to this document and should be reviewed.
TB test results must be emailed to volunteer@sjusd.org. All volunteers must maintain a clear tuberculosis screen throughout their volunteer work with San José Unified (Ed Code 49406(m)). The TB requirement is at the expense of the volunteer.
A criminal background check is required for all volunteers. For any adults having contact with children,
California law has specific requirements regarding fingerprinting and background checks (Health and Safety Code 1596.871). The District pays the fingerprinting cost for the criminal background check when the fingerprints are completed at District Office. Volunteers will typically not work with sensitive data, such as personnel or student records. Should a
volunteer receive confidential information the volunteer agrees to keep said information in the strictest confidence.
The District does not provide any employee benefits for volunteers – this includes, but is not limited to, health, dental, life insurance, disability, etc.
The District does provide workers' compensation insurance, except for volunteer drivers during transport. If a volunteer is injured, they should report their injury to InterMED by calling (855) 850-2253 and the site’s administrator. The site administrator must complete a Supervisor’s Report and send to wcadmin@sjusd.org. Any questions regarding safety (including policies and procedures) should be
brought immediately to the site administrator.
Volunteers acting on behalf of the District expose the District to potential liability, should their actions result in harm or loss to a third party. Just like any individual, a volunteer is potentially liable for the consequences of their actions. In carrying out their volunteer duties, an individual could be litigated by a third party.
Thank you.
San José Unified thanks you for the contributions you will make as a volunteer. Please contact the Human Resources Team if you have any questions at 408.535.6139 or volunteer@sjusd.org.
Queridos Tigres de WGE,
Espero que estén teniendo un verano increíble. Quería recordarles que si usted está planeando ser voluntario en cualquier capacidad para nuestro año escolar 2024-25 tendrá que ser autorizado por el distrito tan pronto como sea posible. Aquí hay alguna información sobre cómo usted puede ir a través de este proceso. Si usted tiene alguna pregunta, por favor no dude en ponerse en contacto conmigo ( Cordinadora de Voluntarios del PTA en WGE) o con el distrito directamente volunteer@sjusd.org.
Si usted no ha sido un voluntario registrado con San José Unified en los dos años anteriores, por favor siga los siguientes pasos:
- Complete esta solicitud en línea. https://sjusd.co1.qualtrics.com/jfe/form/SV_8caRjW29GJjagwC
- Espere a que la(s) escuela(s) verifique(n) que se le permite estar en el campus. Cada director debe verificar que un voluntario está autorizado a estar en el campus antes de que Recursos Humanos pueda seguir adelante con el proceso de voluntariado.
- Después de recibir el correo electrónico con los pasos a seguir, sométase a la prueba de la tuberculosis (TB). La autorización de TB debe ser válida para todo el año escolar en el que usted es voluntario.
- Envía por correo electrónico tu autorización de TB, los resultados deben ser de los últimos 60 días, a volunteer@sjusd.org.
- Una vez que Recursos Humanos verifique su aprobación de TB, se le invitará a una cita para tomarle las huellas digitales en la Oficina del Distrito.Estas citas son sólo por invitación.
- Una vez que sus huellas dactilares hayan pasado por el Departamento de Justicia y el FBI, usted recibirá un correo electrónico de auto-confirmación de que está autorizado para ser voluntario.
Una vez que sus huellas dactilares hayan pasado por el Departamento de Justicia y el FBI, y que Recursos
Recursos Humanos reciba su TB Clearance y todos los elementos enumerados en 3a-3e, recibirá un correo electrónico de confirmación de que está autorizado para ser conductor voluntario.
¿Qué debo hacer si vuelvo a ser voluntario?
Nuestros voluntarios deben inscribirse cada año en el departamento de Recursos Humanos. Para ello, rellene esta solicitud en línea. https://sjusd.co1.qualtrics.com/jfe/form/SV_8caRjW29GJjagwC
¿Qué más debo saber sobre el voluntariado?
El personal del distrito deberá repasar con el voluntario la naturaleza del trabajo a fin de que éste pueda evaluar si es capaz o no de realizarlo. El requisito básico del servicio voluntario será el interés por el programa educativo, el disfrute por ayudar a los niños y la creencia sincera de que al prestar servicio voluntario se contribuirá al proceso de aprendizaje. No se pedirá a los voluntarios que asuman las responsabilidades profesionales del personal de la escuela. Los voluntarios pueden prestar asistencia de apoyo,
bajo la dirección de un miembro del personal.
Los voluntarios no son considerados empleados del distrito y no recibirán ningún salario u otra consideración de valor por la prestación de servicios voluntarios. Un puesto de voluntario puede ser eliminado en cualquier momento por cualquier motivo.
Los voluntarios deben cumplir y recibir copias de las normas del Distrito. Éstas se incluyen como Apéndices de este documento y deben ser revisadas.
Los resultados de la prueba de tuberculosis deben enviarse por correo electrónico a volunteer@sjusd.org. Todos los voluntarios deben mantener una prueba de tuberculosis limpia durante su trabajo voluntario con el Distrito Escolar Unificado de San José (Código de Educación 49406(m)). El requisito de tuberculosis corre por cuenta del voluntario.
Un chequeo de antecedentes criminales es requerido para todos los voluntarios. Para cualquier adulto que tenga contacto con niños, La ley de California tiene requisitos específicos con respecto a la toma de huellas digitales y verificación de antecedentes (Código de Salud y Seguridad 1596.871). El Distrito paga el costo de las huellas digitales para la verificación de antecedentes penales cuando las huellas digitales se completan en la Oficina del Distrito. Por lo general, los voluntarios no trabajarán con datos confidenciales, como registros de personal o de estudiantes. Si un voluntario
Si un voluntario recibe información confidencial, el voluntario se compromete a mantener dicha información en la más estricta confidencialidad.
El Distrito no proporciona ningún beneficio de empleado para voluntarios - esto incluye, pero no es limitado a, salud, dental, seguro de vida, incapacidad, etc.
El Distrito sí proporciona seguro de compensación laboral, excepto para los conductores voluntarios durante el transporte. Si un voluntario se lesiona, debe informar de su lesión a InterMED llamando al (855) 850-2253 y al administrador del sitio. El administrador del centro debe rellenar un informe del supervisor y enviarlo a wcadmin@sjusd.org. Cualquier pregunta con respecto a la seguridad (políticas y procedimientos incluyendo) debe ser
al administrador del centro.
Los voluntarios que actúan en nombre del Distrito exponen a éste a posibles responsabilidades, en caso de que sus acciones causen daños o pérdidas a terceros. Al igual que cualquier individuo, un voluntario es potencialmente responsable de las consecuencias de sus acciones. En el desempeño de sus funciones como voluntario, un individuo podría ser demandado por un tercero.
Gracias.
El el Distrito Unificado de San José le agradece las contribuciones que hará como voluntario. Por favor contacte al Equipo de Recursos Humanos si tiene alguna pregunta al 408.535.6139 o volunteer@sjusd.org.